FINANZORDNUNG

des Freundeskreis Salzmannschule e.V.

§ 1 – Geltungsbereich

Die Finanzordnung regelt die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Freundeskreis Salzmannschule e.V.

§ 2 – Grundsätze, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

  1. Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu führen. Die Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den erwartenden und erzielten Erträgen stehen.
  2. Es gilt generell das Kostendeckungsprinzip unter besonderer Berücksichtigung der Regelungen im Abschnitt „Steuerbegünstige Zwecke“ der Abgabenordnung (AO).
  3. Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden.
  4. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
  5. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind zu beachten.

§ 3 – Haushaltsplan

  1. Für jedes Geschäftsjahr stellt der Kassenwart einen Haushaltsplan auf.
  2. Das Geschäftsjahr ist gem. § 16 der Satzung das Kalenderjahr.
  3. Der Haushaltsplanentwurf wird vom Vorstand beraten.
  4. Die Beratung und Abstimmung über den Entwurf findet spätestens während der letzten Vorstandssitzung vor Beginn des Geschäftsjahres statt.

§ 4 – Jahresabschluss

  1. Der Kassenwart legt den Jahresabschluss für das vorangegangene Geschäftsjahr in der    Regel bis zum 31.03. des Folgejahres vor.
  2. Im Jahresabschluss müssen alle Einnahmen und Ausgaben für das abgelaufene  Geschäftsjahr nachgewiesen werden.

§ 5 – Verwaltung der Finanzmittel

  1. Der Freundeskreis Salzmannschule e.V. unterhält zur Durchführung des Zahlungsverkehrs Girokonten.
  2. Eine Barkasse ist nicht eingerichtet.
  3. Alle Finanzgeschäfte sind über das Girokonto abzuwickeln.
  4. Zahlungen werden nur geleistet, wenn sie nach § 7 der Finanzordnung ordnungsgemäß ausgewiesen sind und im Rahmen des Haushaltsplanes noch ausreichende Finanzmittel zur Verfügung stehen.
  5. Sonderkonten können vom Vorstand zeitlich befristet genehmigt werden (z. B. be-sondere Projekte, Großveranstaltungen). Die Auflösung der Sonderkonten muss in diesen Fällen spätestens zwei Monate nach Beendigung der Veranstaltung erfolgen.

§ 6 – Verwendung der Finanzmittel

  1. Die Finanzmittel sind entsprechend § 2 der Finanzordnung zu verwenden.
  2. Erwirtschaftete Überschüsse werden über die Girokonten des Vereins verbucht.

§ 7 – Zahlungsverkehr

  1. Der gesamte Zahlungsverkehr wird über den Kassenwart bargeldlos abgewickelt.
  2. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss den Tag der Einnahme bzw. Ausgabe, den gezahlten bzw. zu zahlenden Betrag, ggf. die Mehrwertsteuer und den Verwendungszweck enthalten.
    Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
  3. Bei Gesamtabrechnungen muss auf dem Deckblatt die Zahl der Unterbelege vermerkt sein.
  4. Sollte die Begleichung einer Ausgabe ausnahmsweise nicht bargeldlos (z. B. durch Überweisung) möglich sein, ist der Kassenwart berechtigt, auf schriftlichen Antrag in Höhe der zu erwartenden Ausgabe einen unbaren Vorschuss zu erstatten. Die Zahlung des Vorschusses ist nur statthaft, wenn sich der Vorschussempfänger bei Beantragung des Vorschusses schriftlich verpflichtet, diesen abzurechnen und insbesondere die Rechnungsunterlagen als Nachweis der Ausgabe dem Kassenwart  auszuhändigen.
  5. Zeichnungsberechtigt für die Girokonten des Vereins sind der Vorsitzende und der Kassenwart.

§ 8 – Eingehen von Verbindlichkeiten

  1. Über das Eingehen von Verbindlichkeiten entscheidet ausschließlich der Gesamtvorstand.

§ 9 – Verwaltung der Mitgliederkartei

  1. Die Verwaltung und Pflege der Mitgliederkartei des Vereins nimmt der Kassenwart wahr.
  2. Mindestens halbjährlich informiert der Kassenwart den Gesamtvorstand über den Stand der Mitgliederzahlen.
  3. Der Kassenwart zeichnet für die ordnungsgemäße und zeitgerechte Zahlung der Mitgliedsbeiträge verantwortlich.
  4. Der Kassenwart legt dem Gesamtvorstand Anträge zum Ausschluss einzelner Mitglieder wegen rückständiger Mitgliedsbeiträge gem. § 4 der Satzung zur Beschlussfassung vor.

§ 10 – Ausstellung von Spendenbescheinigungen

  1. Das Ausstellen von Bestätigungen über Geld- oder Sachzuwendungen („Spendenbescheinigungen“) und von Bestätigungen über gezahlte Mitgliedsbeiträge i. S. d. § 10b des Einkommensteuergesetzes obliegt ausschließlich dem Kassenwart.

§ 11 – Sonstige Pflichten

  1. Der Kassenwart trägt für die ordnungsgemäße Erstellung und Abgabe der erforderlichen Steuererklärungen beim zuständigen Finanzamt i. S. d. § 14 der Satzung Sorge.
  2. Der Kassenwart verantwortet weiterhin die Anmeldung des Vereins hinsichtlich der Zuweisung von Geldauflagen an gemeinnützige Einrichtungen beim OLG Jena .

§ 12 – Rechnungsprüfung

  1. Die gem. § 15 der Satzung gewählten und bestellten Rechnungsprüfer sind bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu unterstützen.
  2. Hierfür sind insbesondere alle Buchführungsunterlagen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge) und sonstige Aufzeichnungen vorzulegen.

§ 13 – Inkrafttreten

  1. Diese Finanzordnung wurde vom Vorstand auf seiner ordentlichen Sitzung am 03.12.2012 beschlossen und tritt mit Wirkung zum 01.01.2013 in Kraft.
  2. Änderungen der Finanzordnung sind auf Antrag mit einfacher Stimmmehrheit auf einer ordentlichen Vorstandssitzung zu beschließen.